Savoir comment faire un feedback constructif est essentiel dans pour un manager. Puissant levier de développement et d’amélioration de la performance, le feedback participe aussi fortement à la reconnaissance qu’attend tout.e collaborateur.trice de son manager.
Dans cet article, nous vous proposons 5 conseils précieux pour vous aider à maîtriser l'art du feedback constructif.
1) Préparez soigneusement votre feedback en amont
La préparation est un gage du succès. Pensez donc à vous organiser en amont !
Pour préparer un feedback constructif, je vous recommande d’utiliser la méthode DESC. Chaque lettre de cet acronyme désigne une étape bien précise de la méthode.
D – Décrire les faits
Soyez précis dans vos observations.
Exemple : « Je n’ai pas reçu le document que tu devais m’envoyer hier pour le client X. »
E – Exprimer son ressenti
Attention il ne s’agit pas de formuler un jugement mais simplement votre ressenti et l’impact que peut générer l’action du.de la collaborateur.trice sur les résultats, l’équipe, l’entreprise, les clients,…
Exemple : « Je suis ennuyé.e parce que sans ce document, la commande du client ne peut pas être finalisée. »
S – Solutions
Prévoyez des solutions et des suggestions pour aider le.la collaborateur.trice à progresser ou co-construisez les avec lui.elle.
Exemple : « Je te suggère de m’informer en amont si tu rencontres des difficultés. »
C – Conséquences positives
Enfin concluez en valorisant les conséquences positives des solutions échangées ensemble sur l’étape précédente.
Exemple : « Cela me permettra d’anticiper afin que nous puissions transmettre les éléments dans les temps et que le client soit satisfait. »
Grâce à la méthode DESC, vous avez donc un feedback bien structuré. Vous vous basez sur des éléments concrets et vous proposez des pistes de solution pour aider la personne à s’améliorer. Il est en effet essentiel que la personne qui le reçoit, le comprenne et l’accepte comme un outil d’amélioration et non de jugement et de critique.
Comment faire un feedback qui porte ses fruits ? En le préparant soigneusement en amont !
2) Optez pour une communication précise et positive
Gardez à l'esprit que le but ultime du feedback est d'aider autrui à se développer et à s'améliorer. Ainsi, votre feedback doit toujours être respectueux et s’appuyer sur une communication précise et positive.
Expliquez clairement ce que vous avez observé. Évitez les termes vagues ou ambigus qui risquent de générer des malentendus et de l’incompréhension. Soyez factuel et fournissez des exemples concrets pour illustrer vos propos. Votre interlocuteur.trice doit comprendre exactement ce que vous attendez de lui.elle. Vous créez ainsi un dialogue constructif.
Pour savoir comment faire un feedback, parlez de comportements observables, et non de traits de personnalité. Par exemple, plutôt que « Vous n’êtes pas assez précis », dites plutôt "La présentation que vous avez faite la semaine dernière manquait de données concrètes".
Les signes de reconnaissance conditionnels (liés à une réalisation ou un comportement dans une situation précise) agissent en effet favorablement sur la confiance et stimulent la performance, alors que les signes de reconnaissance inconditionnels (sur la personne), notamment s’ils sont négatifs, risquent d’entraîner la perte de confiance en soi et d’inhiber l’autonomie et la prise d’initiative.
Enfin, pensez également à l'impact de vos mots. Optez pour une formulation positive et encourageante. Par exemple, parlez de « points d’amélioration » et non de « points négatifs » pour signifier au.à la salarié.e que le feedback s’inscrit dans une logique de progression.
3) Valorisez les points positifs avant les points d'amélioration
Comment faire un feedback constructif ? Commencez toujours par les points positifs. Valorisez les réussites, les efforts et les progrès de votre interlocuteur.trice.
Un.e collaborateur.trice qui entend d’abord du positif sur ses réalisations sera plus à même d’écouter par la suite les points à améliorer. Cela permet de créer un climat de confiance et de bienveillance.
Aborder ensuite les axes d'amélioration. Il ne s'agit pas de critiquer, mais d'émettre des suggestions pour progresser. Restez factuel et précis, loin des jugements personnels. Vous donnez ainsi un feedback utile et motivant.
Valoriser les points positifs avant d’aborder les points à améliorer favorise un dialogue ouvert et respectueux qui incite à l'amélioration continue. Votre feedback devient alors un outil de développement efficace.
4) Co-construisez les pistes d’amélioration
Co-construire les pistes d’amélioration est une étape clé pour faire un feedback constructif.
Impliquer la personne en lui demandant par exemple « Si tu devais refaire cette réunion, que changerais-tu ? Que ferais-tu différemment ? » va la projeter dans l’action et la rendre actrice du processus d’amélioration continue. De plus, si la proposition vient d’elle, elle sera plus facilement adoptée que si elle vient de vous !
Bien sûr, cette option n’est pas toujours activable car dans certains cas, les collaborateurs n’ont pas d’idées pour améliorer leurs pratiques. Dans ce cas, vous pourrez vous-même proposer des solutions ou des stratégies d'amélioration.
Dans tous les cas, identifiez 2 à 3 pistes maximum que votre collaborateur.trice peut améliorer. En effet, il ne s’agit pas de faire une liste à la « Prévert » qui risquerait de le.la décourager mais de cibler les points majeurs à améliorer. N’oubliez pas, votre objectif est d’encourager vos collaborateurs à modifier leurs comportements ou pratiques, et de les guider vers la réussite.
5) Suivez l’évolution et reconnaissez les progrès
Suivez l'évolution après votre feedback. A la fin de votre feedback, vous pouvez par exemple proposer à votre collaborateur.trice de fixer un prochain rendez-vous de suivi.
Entretemps, soyez attentif à ses réalisations. Observez les changements. Vous pourrez ensuite vous appuyer sur ces éléments factuels pour faire un feedback positif afin de souligner les progrès et valoriser la réussite !
Cela vous permettra non seulement d’envoyer des signes de reconnaissance si attendus par les salariés mais aussi d’alimenter le cercle vertueux confiance – motivation – performance. En effet, plus une personne a confiance en elle, en ses compétences, en son manager, plus elle se sent motivée et volontaire pour s’engager dans une dynamique positive de travail et plus elle sera performante.
En conclusion, donner un feedback constructif est un art qui nécessite de l'attention et de la bienveillance. Vous avez appris comment faire un feedback efficace en le préparant, en adoptant une communication précise et positive, en focalisant sur le comportement et non la personne, en co-construisant avec votre collaborateur.trice des pistes d'amélioration et en effectuant un suivi pour reconnaître les progrès.
Pensez à pratiquer régulièrement. Non seulement, vous gagnerez en aisance mais votre équipe se rôdera progressivement à l’exercice et appréciera cette transparence.
Et tout ceci agira bien sûr favorablement sur la confiance mutuelle, la motivation et l’engagement de vos collaborateurs ! Alors, à vous de jouer…
Et si vous souhaitez être formé.e sur Comment faire un feedback constructif, n’hésitez pas à me contacter !