En tant que manager ou chef d'entreprise, la délégation est une compétence essentielle qui peut non seulement libérer du temps, mais aussi développer les compétences de vos collaborateurs et augmenter l'efficacité globale de votre équipe.
Cependant, bien déléguer ne consiste pas simplement à répartir des tâches. Cela demande une approche réfléchie et stratégique. Dans cet article, vous allez découvrir comment bien déléguer. Nous explorerons les principes fondamentaux de la délégation efficace et nous vous proposerons de suivre 5 étapes pour réussir à maîtriser cet aspect crucial du management.
1 - Comprendre les enjeux de la délégation
Avant de savoir comment bien déléguer, prenons quelques instants pour comprendre l’intérêt de la délégation pour un manager.
Dans les formations que j’anime, je rencontre malheureusement très (trop…) souvent des managers qui ont des difficultés à déléguer. Les raisons peuvent être multiples : excès de perfectionnisme, préférer faire que « faire faire », manque de confiance en ses collaborateurs, peur d’augmenter leur charge de travail, réticence à investir du temps pour expliquer et accompagner,…
Pourtant la délégation est une compétence intrinsèque du management. Elle comporte de nombreux avantages, à condition bien sûr de savoir comment bien déléguer et de respecter les étapes d’une délégation réussie, ce que nous verrons dans la suite de cet article.
En déléguant correctement, vous pouvez notamment :
Libérer du temps pour vous concentrer sur des tâches stratégiques et à haute valeur ajoutée
Développer les compétences et la confiance de vos collaborateurs
Promouvoir un sentiment de responsabilité et d'engagement au sein de votre équipe
Prenez donc le temps de bien repérer les bénéfices que vous apportera la délégation que vous vous apprêtez à réaliser. Cela vous permettra d’aborder plus sereinement les étapes suivantes.
Alors, prêt.e à explorer ensemble les étapes pour savoir comment bien déléguer ?
2 - Identifier les tâches à déléguer
Toutes les tâches ne sont pas adaptées à la délégation. La première étape consiste justement à les choisir judicieusement en tenant compte des compétences de la personne à qui vous la confiez, de son niveau d’intérêt pour la tâche à effectuer et de sa charge de travail actuelle.
Les tâches idéales à déléguer sont celles qui :
Ne nécessitent pas nécessairement votre expertise spécifique
Offrent une opportunité de développement pour vos collaborateurs.trices
Contribuent à leur engagement et à leur motivation
Par exemple, imaginez que vous êtes directeur.trice marketing et que vous organisez une réunion de service par mois. Plutôt que d’animer tous les thèmes de la réunion, vous pouvez déléguer la présentation des résultats par marché à la personne qui a une bonne capacité d’analyse, les résultats des dernières campagnes social media au spécialiste des réseaux sociaux, etc.. Cette stratégie de délégation vous permettra non seulement de vous concentrer sur le pilotage global de la réunion mais aussi de rendre vos collaborateurs.trices actifs.ives tout en leur offrant la possibilité de développer leurs compétences en présentation à l’oral.
3 - Communiquer efficacement avec l’entretien de briefing
La clarté de la communication est cruciale pour une délégation réussie, c’est pourquoi la deuxième étape est d’organiser un entretien de briefing avec le.la délégataire.
Lors de cette phase d’échange, assurez-vous d’aborder les points suivants :
Clarifier le périmètre de délégation : résultats attendus, objectifs liés à la tâche, délais et priorités.
Valoriser le.la collaborateur.trice et recueillir son ressenti vis-à-vis de la délégation envisagée
Evaluer les besoins : ressources nécessaires, formation, personnes à informer,…
Répondre aux questions et clarifier les points d'incertitude
Valider avec le.la collaborateur.trice les modalités de fonctionnement
4 - Assurer le suivi pour favoriser l'autonomie
Lorsque vous déléguez une tâche, donnez à vos collaborateurs l'autonomie nécessaire pour l’accomplir de manière efficace. En clair, cela signifie que vous précisez le « quoi » (résultat) et le « pourquoi » (objectif), et que vous leur accordez la liberté sur le « comment » faire. Ils pourront ainsi prendre des décisions et résoudre les problèmes de manière autonome.
Attention cependant, déléguer ne signifie pas « se débarrasser » ! Le manager qui délègue une tâche ou une mission reste, dans tous les cas, en responsabilité du résultat final délivré.
La 3ème étape, pour garantir le succès de la délégation, est donc de définir des jalons ou des points de contrôle pour suivre la progression de la tâche et offrir un soutien si nécessaire.
Pour illustrer ce point, imaginez que vous déléguez à un membre de votre équipe l’organisation d’un événement client dans le respect d’un budget. Plutôt que de microgérer chaque aspect de la planification, vous lui donnez la liberté de prendre des décisions sur le lieu, le programme et la logistique de l’événement. Vous êtes disponible pour offrir des conseils et des ressources au besoin. Vous proposez au.à la délégataire de le.la recevoir pour des points de contrôle selon le rythme convenu lors de l’entretien de briefing. L’objectif de ces points sera de vérifier l’avancée du travail et de lui laisser l’opportunité de s’exprimer sur ses éventuelles problématiques. Mais dans tous les cas, vous lui faites confiance pour mener à bien la mission !
Bien sûr, ce mode de fonctionnement implique un pré-requis nécessaire : savoir lâcher prise pour accepter que le rendu soit peut-être différent de celui que vous aviez imaginé !
5 - Evaluer et encourager le feedback et la reconnaissance
La délégation ne se termine pas une fois que la tâche est accomplie. La dernière étape, et non la moindre, est de réaliser un entretien d’évaluation de la délégation. Prenez le temps de fournir un feedback constructif à votre collaborateur.trice : évaluez avec elle.lui les résultats et le processus. Célébrez les succès et identifiez les opportunités d'amélioration.
Le feedback et la reconnaissance sont essentiels pour maintenir la motivation et favoriser le développement continu de vos collaborateurs. Si vous souhaitez en savoir plus sur « comment réaliser un entretien de feedback constructif », je vous invite à consulter mon article de blog ici.
Enfin profitez également de cet entretien pour demander au.à la collaborateur.trice un feedback sur votre façon de déléguer. Demandez-lui ce qu’il.elle a aimé et ce qui pourrait être amélioré pour les futures délégations. Vous pourrez ainsi ajuster votre approche pour être, vous aussi, dans un processus d’amélioration continue.
En conclusion, la délégation efficace est un élément clé du management réussi. En comprenant les principes fondamentaux de la délégation et en mettant en pratique les différentes étapes proposées, vous pouvez libérer du temps, développer les compétences de vos collaborateurs et renforcer la performance globale de votre équipe.
Maîtriser l'art de la délégation, c’est aussi pour vous l’opportunité d’être mieux équipé pour relever les défis du management moderne et atteindre vos objectifs professionnels avec succès !